De ce Expressoft e soluția pentru toate problemele restaurantului tău

A. M este absolventă a Facultății de Business și Turism, bursieră a Programului de Management în cadrul Universității BTM și este actualmente angajată la Restaurantul W pentru o perioadă de 6 luni. Studenta se află aici pentru a căpăta experiență, dar și pentru a aplica cele învățate la facultate. Ea trebuie să observe desfășurarea activității și să finalizeze un proiect despre ce anume consideră că trebuie îmbunătățit în restaurantul W și de ce planul său este benefic pentru afacere, pentru clienți, dar și pentru angajați. Va susține proiectul în fața comisiei de evaluare, iar dacă managerul restaurantului găsește ideile sale utile, atunci el le va implementa în restaurant, iar A. M va absolvi cu brio Programul de Management, existând posibilitatea să devină Assistant Manager sau ar primi o recomandare valoroasă pentru viitorul loc de muncă în cazul în care nu există niciun job disponibil la momentul respectiv.

***

A. M a ajuns la Restaurantul W cu 5 luni și jumătate în urmă. În prima zi i s-a explicat că restaurantul, fiind într-o zonă de munte, se bazează pe o clientelă formată în special din turiști, dar și din localnici și diverse grupuri de schiori sau practicanți ai unor sporturi de iarnă și participanți la competițiile organizate în zonă. Restaurantul se împarte, după cum A. M avea să afle, în 3 zone: barul și restaurantul pentru gustări denumite și Apres-Ski, acestea având o capacitate de 60 de locuri, restaurantul A La Carte unde, cu rezervare în prealabil, se poate opta pentru unul din cele 3 meniuri de degustare prezentate de chef și unde încap până la 45 de oameni, și nu în ultimul rând, o zonă exclusivistă, la etaj pentru evenimente speciale, cu o capacitate de până la 80 de persoane.

Ziua prezentării

În primul rând vreau să le mulțumesc tuturor, nu doar pentru că au avut răbdare cu mine, dar și pentru că m-au primit în sânul familiei lor și pentru tot ce m-au învățat de-a lungul celor 5 luni și jumătate. Aici am învățat cum să deschid o sticlă de vin, cum să polișez în timp record un pahar și cum să car 5 farfurii deodată. Aici am stat până la 3 dimineața să pregătim sala pentru următorul eveniment și aici am împodobit bradul de Crăciun, ascultând colinde și bând vin fiert. Cu toate astea, nu am uitat nicio clipă că eu fusesem trimisă aici cu un scop și încă din primele săptămâni petrecute în acest restaurant m-am tot întrebat cum aș putea să îmbunătățesc modul de servire. Cei mai mulți dintre angajați fac ce au fost învățați, fără să se întrebe vreodată dacă metoda respectivă este, într-adevăr, eficientă sau dacă nu cumva există o altă metodă care să le facă viața mai ușoară. Câțiva dintre colegii mei au protestat când m-au auzit menționând pentru prima oară un sistem de marcaj mobil, tocmai de aceea am insistat să fie astăzi prezenți. Mi-am notat câteva dintre prostestele pe care le-am auzit de la voi căci voiam să pot să le combat cu argumente în prezentarea mea.

-De ce să schimbi o metodă pe care o știm deja cu toții?

-Dacă ceva funcționează, nu are sens să cauți nod în papură.

-O să facem o mulțime de greșeli.

În primă fază m-am enervat când m-am lovit de reacțiile voastre negative, dar apoi am înțeles. Oamenii se tem de ceea ce nu cunosc. Unii dintre colegii mei lucrează în acest domeniu de dinainte să mă nasc eu și mereu au notat comenzile de mână. E firesc să fie reticenți la schimbare, dar eu oricum nu aveam de gând să ma dau bătută cu una, cu două.

Mă decisesem deja că proiectul meu final avea să fie despre implementarea unui software marcaj restaurant și am lucrat la această prezentare neîncetat. Voi începe prin a vă vorbi despre actualul mod de preluare a comenzilor și de ce nu este benefic, apoi voi explica beneficiile și necesitatea unui POS restaurant, vă voi prezenta de ce am ales Expressoft Technology și nu în ultimul rând voi argumenta de ce folosirea unui astfel de program te ajută să eviți fraudele, dar și să atragi mai mulți clienți.

După cum știți, Restaurantul W a fost inaugurat recent, în urmă cu 2 anișori, și fiind deschis doar pe timp de iarnă, trebuie să încercăm ca în cele 6 luni să obținem cât mai mult profit, pentru a compensa și pentru lunile în care stă închis.

Am început prin a calcula cam cât timp pierdem scriind comenzile de mână. Dacă vorbim de o masă de 2 persoane, timpul irosit este, să zicem, acceptabil, dar dacă vorbim de o masă de 4 sau mai mulți, iar cel mai frecvent avem grupuri de minim 10 adulți plus copii, pierdem cel puțin 10-12 minute să notăm comanda. În plus folosim prescurtări înțelese doar de noi și adăugăm comentarii pentru că mereu cineva e alergic la ceva, altcineva vrea mai multă sare, celălalt nu dorește rucola sau din contră, după care, în 9 din 10 cazuri, trebuie să rescriem toată comanda pentru că știm că nici colegii din bucătărie și nici cei de la bar nu vor înțelege scrisul acela urât. Apoi încă 3-4 minute până ducem o copie la bucătărie, eventual mai și explicăm unele detalii, după care urcăm iar la bar să lăsăm și acolo comanda.

Am să explic pas cu pas de ce acest sistem nu este eficient și nu doar din cauza timpului pierdut căci am lămurit deja acest aspect, dar și din cauza dezorganizării create.

  1. Ospătarul care a luat comanda nu știe cât timp va dura prepararea ei. Poate să aproximeze, dar între timp, el se va întoarce pe sală, va lua probabil alte comenzi, va debarasa alte mese și poate nu va fi prin preajmă când cei de la bucătărie vor pune comanda pregătită pe tejghea. În schimb alt coleg va fi prin apropiere, dar acel cineva nu va avea habar cine a cerut extra rucola și cine are o alergie la alune, iar clienții vor trebui să repete.
  2. În restaurant există un singur monitor, lângă casa de marcat, unde introducem comenziile, însă îl folosim doar pentru a putea scoate un bon fiscal. Nu putem folosi acel monitor ca să trimitem o comandă la bucătărie sau la bar. Deci, din punctul meu de vedere, el reprezintă o altă pierdere de timp deoarece după ce am scris și rescris comanda, după ce am explicat-o la bucătărie și la bar, trebuie să venim aici și să o tastăm încă o dată.
  3. De multe ori clienții, sătuli să aștepte, merg la bar să își comande singuri băuturi, iar colegii de acolo trebuie să noteze comanda și să ne-o aducă nouă, ospătarilor ca să o introducem în sistem sau, de cele mai multe ori, dacă noi suntem prea ocupați, vin chiar ei și lasă barul nesupravegheat preț de minute bune.

Ca să îmi susțin punctul de vedere am inclus și câteva dintre cele mai recente comentarii adăugate pe TripAdvisor de către clienți. Știm importanța review-urilor și toți, inclusiv noi, citim despre un anumit local/hotel înainte să ne decidem dacă are rost să mergem sau nu.

testimonial 2

 

 

 

Review-urile nu sunt deloc de neglijat, dar în loc de 4 stele am fi putut să primim 5 cu ușurință, și după cum cred că deja ați observat, toate au un element comun care este aspru criticat: servirea lentă.

Alte observații notate de mine de-a lungul celor 5 luni și jumătate:

  • Nu avem un sistem de rezervări. Folosim o agendă și angajații trebuie să numere în permanență, să se asigure că nu au luat prea multe rezervări.
  • Nu avem o gestiune pentru stoc. În fiecare zi de luni, trebuie să mergem cu un tabel făcut în Word și să numărăm produsele rămase în stoc. Nu o dată s-a întâmplat să rămânem fără diferite produse și să trebuiască să dăm o fugă în oraș și să le cumpărăm mai scump.
  • Nu avem un sistem pentru a recunoaște și recompensa clienții fideli. Ne bazăm doar pe memoria angajaților și de cele mai multe ori uităm să aplicăm discountul de 10 la sută promis.
  • Nu avem nici un sistem de recompensare a angajaților care fac upsell căci nu știm niciodată cine a vândut cel mai mult, așa că, de cele mai multe ori, voucherele ajung în mod subiectiv la anumite persoane.

Bazându-mă pe aceste observații și pe comentariile lăsate de clienți atât în online cât și la fața locului, am ajuns la concluzia că timpii morți, dar și toate celelalte probleme ar putea fi evitate și rezolvate foarte ușor prin introducerea unui soft de marcaj pentru restaurant.

functionalitati principale
Sursa: expressoft.eu

Reducerea timpului de preluare a comenzilor

După cum puteți observa din acest slide, dacă fiecare angajat ar avea un smartphone de pe care să introducă direct comenzile, ele ar fi transmise în timp record către bucătărie și bar. De fapt, am economisi cu până la 60% timpul de preluare a comenzilor. Notele suplimentare pot fi adăugate și ele direct, iar explicațiile ar fi de prisos, eliminându-se totodată și erorile de comunicare. De asemenea, când comanda este gata, ospătarul primește o notificare pe telefon, iar cel care a luat comanda și cunoaște deja clienții poate să meargă să o ridice și să îi servească. În acest fel clienții se simt mai confortabil căci se obișnuiesc cu acel ospătar și se facilitează crearea unei legături. Nici nouă nu cred că ne place ca de fiecare dată să vină o altă persoană să ne servească atunci când mâncăm în oraș. Avem tendința să chemăm același om care ne-a adus meniurile și ne-a luat comanda pe tot parcursul serii, deoarece spre deosebire de ceilalți, e singurul chip familiar.

poze4
sursa: galerie foto, proba 9

Control asupra rezervărilor

Se poate controla și sistemul de rezervări, deoarece mesele rezervate deja sunt evidențiate, fiind în albastru. Astfel dacă există oameni care nu au rezervat o masă, dar intră direct în restaurant, orice angajat își poate da seama rapid dacă îi poate așeza la o masă liberă, sau dacă din contră, capacitatea maximă a restaurantului a fost deja atinsă. În acest caz poate verifica cine este deja la desert sau a cerut nota și le poate oferi o băutură la bar noilor veniți până se eliberează o masă.

poza7
sursa: galerie foto, proba 9

O mai bună gestiune a stocurilor

Ar exista și o gestiune a stocurilor care ne-ar scuti de turele interminabile de luni când suntem băgați toți în depozit și numărăm fiecare produs în parte. De asemenea se elimină riscul ca un anumit produs să nu mai fie pe stoc. Știm deja că o comandă nu vine de azi pe azi, iar în weekend situația se complică și mai mult.

poza3
sursa: galerie foto, proba 9

Cum să atragi mai mulți clienți

Se pot salva profilurile clienților fideli în sistem și astfel oferirea discounturilor nu ar mai depinde doar de memoria angajaților. În plus, statisticile arată că un client fidel cheltuie cu 67% mai mult decât un client nou, așa că vrem să îi ținem pe aproape. Am putea introduce chiar și oferte speciale de tip Happy Hour, iar sistemul le-ar aplica direct, fără să mai trebuiască să verificăm dacă acea comandă se încadrează în intervalul orar și nici nu ar mai trebui să aplicăm discountul manual. Se elimină eroarea umană și scăpăm de o grijă în plus, putându-ne focusa toată atenția numai și numai pe clienți.

wedding business table setting
sursa: galerie foto, proba 9

Upsell și creșterea profitului cu până la 50 de euro pe zi

Am avea o viziune clară când vine vorba de upsell și am știi exact care din noi e campionul acestei luni. Să vedeți atunci competiție și strategii de persuasiune. Doar din vinuri am putea atinge 50 de euro extra pe zi, ceea ce înseamnă cam 1500 de euro pe lună.

poza5
sursa: galerie foto, proba 9

Acces facil la rapoarte

De asemenea, diferitele rapoarte pentru manageri sunt doar la un click distanță și nu mai trebuie să își piardă timpul cu întocmirea lor. Acel timp îl pot petrece printre mese, cunoscând clienții. Știm foarte bine ce impact are interacțiunea umană, iar faptul că însăși managerul a venit să întrebe dacă mâncarea e bună, face pe oricine să se simtă important și să își dorească să revină în acel local.

poza8
sursa: galerie foto, proba 9

Se evită fraudele

Toate vânzările sunt înregistrate în sistem, apar pe bonuri fiscale și în rapoarte, marfa este automat scăzută din stoc, iar gestiunea este clară. Întregul flux se reflectă și în platforma software și astfel se descurajează fraudele și se asigură o bază solidă de probe în conformitate cu legea, în eventualitatea unui control.

poza2
sursa: galerie foto, proba 9

Poate vă mai întrebați de ce am ales Expressoft Technology? Hai să vă explic. Ei bine, după o documentare detaliată, doar ei au bifat tot ce aveam eu în vedere:

  1. Reviewuri pozitive și palpabile, de la restaurante cunoscute și vechime în industria Horeca(din 1999).

Hard Rock Cafe

hardrockcafe
blog.expressoft.eu

Osho Primăverii/Oro Toro

orotoro
blog.expressoft.eu

Alte restaurante/hoteluri/fast food-uri care folosc deja Expressoft:

restaurante1restaurante2.png

restaurante3.png

2. Se oferă să instruiască personalul

Sesiunile de instruire pot să aibă loc la sediul lor sau în locație. De asemenea mai organizează și sesiuni lunare de instruire.

3. Oferă servicii de suport tehnic 24/7

Echipa lor de suport este la dispoziția noastră pentru a ne rezolva rapid solicitările, indiferent de ora la care le comunicăm și oferă sprijin prin telefon, email, conectare la distanță sau deplasarea în locatie.

4. Oferă servicii personalizate

Așadar dacă ceva trebuie simplificat sau altceva trebuie adăugat, trebuie doar să deschidem gura și se rezolvă totul rapid și fără complicații inutile.

Dacă aveți nelămuriri sau întrebări sunt mai mult decât fericită să vă răspund. Dacă nu, puteți să îmi dați deja nota maximă și să mergem să schiem puțin.

***

A. M în pofida glumei sale, chiar a obținut nota maximă, iar managerul s-a lăsat convins și deja a solicitat o ofertă pentru restaurantul său celor de la Expressoft Technology.

 

logo (1).png

Acest articol a fost scris pentru Superblog 2018, proba 9 – Restaurantele inteligente – misiune posibilă!

Advertisements

One thought on “De ce Expressoft e soluția pentru toate problemele restaurantului tău

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s